Welke zakelijke kosten kun je aftrekken in 2026?

Iedere zakelijke uitgave die je aftrekt, verlaagt je belastbare winst — en dus je inkomstenbelasting. Klinkt simpel. In de praktijk struikelen veel zzp'ers over de vraag wat nou eigenlijk zakelijk is, hoeveel je mag aftrekken, en wanneer je voorbelasting BTW kunt terugvragen. Hier is de heldere uitleg.

Wat is een zakelijke kost?

De Belastingdienst gebruikt geen sluitende definitie, maar de toets is: redelijkerwijs nodig voor je onderneming. De kosten moeten een zakelijk doel hebben, en het bedrag moet niet uit verhouding zijn tot wat je doet.

Praktisch betekent dat:

• Een laptop voor je ontwerpwerk → zakelijk.
• Een Netflix-abonnement dat je "voor inspiratie" gebruikt → niet zakelijk.
• Een vakopleiding die past bij je dienstverlening → zakelijk.
• Een loopkostuum voor de Dam tot Damloop → niet zakelijk (ook niet als je 't met klanten loopt).

Volledig aftrekbaar

Voor de meeste digitale en kantoor-gerelateerde uitgaven mag je 100% aftrekken:

• Hardware: laptop, monitor, telefoon (uitsluitend zakelijk gebruikt), iPad, tekentablet.
• Software: SaaS-abonnementen (Adobe, Figma, Notion, GitHub Copilot, Linear).
• Vakliteratuur: boeken, tijdschriften, online cursussen die je beroep raken.
• Kantoorartikelen: schrijfwaren, externe schijven, hubs, kabels.
• Domeinen en hosting: je website, je e-mail.
• Bankkosten zakelijk: rekening, betaalverkeer, Mollie/Stripe fees.
• Boekhoudsoftware: zoals Stipto. Ja, ook deze kosten zijn aftrekbaar.
• Verzekeringen voor de onderneming: AOV, beroepsaansprakelijkheid, cybersecurity.

Gedeeltelijk aftrekbaar

Dit zijn de uitgaven waar je een zakelijke en privé-deel moet splitsen — meestal met een onderbouwbare percentage of administratie.

Auto van de zaak vs auto privé

Als je auto privé is en je maakt zakelijke kilometers:

• Je trekt €0,23 per zakelijke kilometer af (2026 — onveranderd sinds 2024).
• Je houdt een kilometeradministratie bij. Datum, route, doel, aantal km.

Als de auto op de zaak staat:

• Alle autokosten zijn aftrekbaar.
• Je telt een bijtelling bij je winst voor privégebruik (22% voor elektrisch, 22% voor brandstof, afhankelijk van bouwjaar).
• Bewijs van minder dan 500 km privé per jaar (sluitende rittenregistratie) verlaagt de bijtelling tot 0.

Telefoon en internet

Bij een gemengd gebruikt abonnement schat je het zakelijke percentage. 70/30 is bij de Belastingdienst een gangbare verhouding voor zzp'ers — leg uit waarom jij daar van afwijkt als je meer claimt.

Werkruimte aan huis

Hier zit een addertje. Een niet-zelfstandige werkkamer (een hoek van je woonkamer, een bureau op zolder zonder eigen ingang) mag je niet aftrekken — zelfs niet gedeeltelijk. Je trekt dan alleen specifieke spullen af (bureau, stoel, monitor).

Een zelfstandige werkruimte mag wel: aparte ingang of duidelijk afgesloten ruimte, eigen sanitair (in theorie), en je verhuurt 'm aan jezelf. Voor de meeste zzp'ers die thuis werken is dit niet haalbaar.

Representatiekosten

Eten en drinken voor jezelf op kantoor is niet aftrekbaar (zonder klant erbij). Met een zakelijk doel (klantlunch, netwerkborrel) wel — maar de Belastingdienst geeft een drempel: per jaar mag je een klein bedrag aftrekken aan kosten zoals eten, drinken, congresbezoek en relatiegeschenken — boven dat bedrag is 80% aftrekbaar, daaronder 0%. In de praktijk werkt: bewaar de bon én noteer met wie en waarom.

Niet aftrekbaar (of beperkt)

• Werkkleding: alleen aftrekbaar als het specifieke werkkleding is (denk: overall met logo, uniform, beschermende kleding) óf wanneer een logo van minimaal 70 cm² zichtbaar bevestigd is. Een nette pantalon, zelfs als je 'm alleen voor klanten draagt, telt niet.
• Cadeaus aan jezelf: nee. Ook niet wanneer je 't "voor productiviteit" claimt.
• Boetes en bekeuringen: nooit aftrekbaar, ook niet als ze zakelijk zijn opgelopen.
• Persoonlijke verzorging: kapper, sportschool, schoonheidsbehandelingen.
• Privé-uitgaven via de zaak: ook al loopt het via je zakelijke rekening — als het privé is, is het privé.

BTW: voorbelasting aftrekken

Naast de IB-aftrek mag je vaak ook de BTW (voorbelasting) terugvragen op zakelijke kosten. Voorwaarden:

1. Je bent BTW-plichtig (dus: je doet niet mee aan de KOR, en je activiteiten zijn niet vrijgesteld).
2. De leverancier brengt BTW in rekening op een geldige factuur (met BTW-nummer, factuurnummer, datum).
3. De uitgave is zakelijk (of: bij gemengd gebruik, het zakelijk deel).

Bewaarplicht: 7 jaar

Voor alle zakelijke administratie geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Dat betekent: bewaar je facturen, bonnen, bankafschriften, contracten en correspondentie. Digitaal of papier — beide mag, zolang de bonnen leesbaar blijven.

Voor onroerend goed is de bewaarplicht zelfs 10 jaar.

Praktische tips

1. Pak elke bon mee — ook de "kleintjes". €4 BTW per koffiebon × 200 keer per jaar is €800.
2. Scan ze meteen — losse papieren bonnen vervagen, raken zoek. Mobiel scannen + categorie + opslaan kost 20 seconden.
3. Schrijf bij twijfel een korte zakelijke toelichting in de omschrijving. Bij een Belastingdienst-controle is dat jouw bewijslast.
4. Splits gemengd gebruik direct — niet pas in maart 2027 schatten wat 2026 was.

Dit artikel is informatief en geen fiscaal advies. Specifieke aftrekposten kunnen veranderen of voor jouw situatie anders uitpakken. Twijfel je over een grote post? Vraag het je accountant of belastingadviseur.