BTW-aangifte zelf doen in 2026 — stappenplan

De BTW-aangifte is de aangifte die zzp'ers het vaakst zelf doen — en waar ze het vaakst over twijfelen. Niet omdat de formule moeilijk is (verkoop-BTW min voorbelasting), maar omdat het portaal van de Belastingdienst zonder context veel rubrieken op je afvuurt. Dit is hoe je het in 2026 zelf doet, en wat je moet weten voordat je op verzenden klikt.

Wanneer je aangifte moet doen

Standaard is de BTW-aangifte per kwartaal. De deadlines zijn een maand na afloop van het kwartaal:

Q1 (jan–mrt) → uiterlijk 30 april
Q2 (apr–jun) → uiterlijk 31 juli
Q3 (jul–sep) → uiterlijk 31 oktober
Q4 (okt–dec) → uiterlijk 31 januari

Op dezelfde datum moet de betaling ook binnen zijn. Betaal je te laat, dan kan de Belastingdienst een betaalverzuimboete opleggen. Die boete wordt berekend als percentage van het te laat betaalde bedrag, met een minimum en maximum die per jaar kunnen wijzigen.

Maandaangifte of jaaraangifte? De Belastingdienst bepaalt je aangiftetijdvak. Voor de meeste zzp'ers is dat per kwartaal. Bij structurele teruggaven, te late betalingen of specifieke situaties kan dat maand of jaar worden.

Heb je de KOR (kleineondernemersregeling) aangevraagd en goedgekeurd? Dan doe je normaal geen periodieke BTW-aangifte zolang je onder de omzetgrens blijft. Let op: bij sommige internationale transacties kunnen nog wel aparte verplichtingen gelden.

Wat je klaar moet hebben voor je begint

Drie dingen — anders blijf je halverwege haperen:

Een overzicht van je verkoop-BTW per tarief: 21%, 9%, 0%, vrijgesteld, BTW verlegd binnen de EU en eventueel intra-EU goederen.
Een overzicht van je voorbelasting: BTW op je zakelijke kosten en investeringen. Privé-aankopen tellen niet mee, en BTW op horeca/lunch/restaurant is niet aftrekbaar.
Je DigiD voor inloggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Een tool als de gratis BTW-calculator helpt om snel te checken of je een factuurregel goed hebt staan voordat je de optelsom maakt.

Stappenplan via Mijn Belastingdienst

Stap 1 — Inloggen

Ga naar mijn.belastingdienst.nl/zakelijk en log in met DigiD. Als eenmanszaak verschijnt je BTW-nummer (NL...B01) zodra je bent ingelogd. Kies Btw-aangifte.

Stap 2 — Het juiste tijdvak kiezen

Je ziet alle openstaande aangiftes. Klik op het kwartaal dat aan de beurt is. Heeft de Belastingdienst nog niet door dat je per kwartaal aangifte doet (soms zien starters de eerste keer een jaarformulier)? Bel dan even — 0800-0543, zakelijke lijn.

Stap 3 — De rubrieken invullen

De aangifte heeft rubrieken 1 tot en met 6. In de praktijk gebruikt 90% van de zzp'ers er drie of vier. Voor elke rubriek vul je de omzet (exclusief BTW) en de BTW apart in. De Belastingdienst rondt af in hele euro's; jouw administratie rondt af op centniveau.

| Rubriek | Wat erin hoort | Voor wie | | --- | --- | --- | | 1a | Omzet & BTW 21% | Standaard zzp'er | | 1b | Omzet & BTW 9% | Eten, boeken, kappers, gezondheid | | 1c | Andere tarieven dan 0%, 9% en 21% | Zelden | | 1d | Privégebruik | Bijvoorbeeld autocorrectie | | 1e | 0% of niet bij jou belast | Onderwijs, zorg, sommige verhuur | | 2a | BTW verlegd naar jou | Onderaannemerschap bouw | | 3a | Export naar buiten EU | Klanten in VS/UK/etc. | | 3b | Intra-EU levering goederen | Verkoop aan ander EU-bedrijf | | 3c | Intra-EU diensten | EU B2B-diensten — verlegd | | 4a | Inkoop uit buiten EU | Goederen via DHL/UPS | | 4b | Inkoop uit andere EU-landen | Goederen + diensten | | 5a | Verschuldigde BTW | Totaal van 1+2+4 | | 5b | Voorbelasting | BTW op zakelijke kosten | | 5c | Subtotaal | Automatisch berekend | | 5d | Vermindering volgens de kleineondernemersregeling | Alleen bij oude of overgangssituaties |

EU-diensten met verlegde BTW vergeten? Lever je een dienst aan een EU-bedrijf met geldig BTW-nummer, dan factureer je meestal zonder Nederlandse BTW en zet je de omzet in 3b. Tegelijk moet je ICP-opgaaf doen (apart formulier). Vergeet je dat een paar kwartalen, dan komt de Belastingdienst er bijna altijd achter — en volgt een verzuimboete. Reken hier altijd ook nog je Wet DBA-risico na als je hoofdklant in het buitenland zit.

Stap 4 — Voorbelasting (rubriek 5b)

Hier zet je de BTW op zakelijke kosten en investeringen. Voorbeelden van wat wel mag:

BTW op je laptop / monitor / softwareabonnementen
BTW op zakelijke autokosten, naar rato van zakelijk gebruik
BTW op kantoorbenodigdheden
BTW op hotelovernachtingen en zakelijke catering die niet onder het horeca-aftrekverbod valt

Wat niet mag:

BTW op eten en drinken in horeca, ook als de afspraak zakelijk is
BTW op privégebruik van je auto; daarvoor corrigeer je apart
BTW op privé-aankopen

Stap 5 — Controleer en verzend

Je ziet een totaal: te betalen of terug te krijgen. Klik nog niet op verzenden voordat je twee dingen hebt gecheckt:

Verkoop-BTW versus boekhouding. Het totaal in rubrieken 1+2+3+4 moet exact gelijk zijn aan je verkoopboek over het kwartaal. Verschil van een paar euro = afrondingsverschil, oké. Verschil van honderden euro's = eerst terug naar de boekhouding.
Voorbelasting versus inkoopfacturen. Idem: 5b moet matchen met je inkoopboek.

Vervolgens: verzenden. Je krijgt een kenmerk terug — bewaar dat in je administratie samen met een PDF van de aangifte. Bewaarplicht is 7 jaar.

Na de aangifte: ICP-opgaaf

Heb je in 3b of 3c bedragen ingevuld? Dan moet je binnen dezelfde deadline een ICP-opgaaf indienen. Dat is een apart formulier dat je per EU-klant het BTW-nummer en het bedrag laat invullen. De Belastingdienst controleert kruislings met de aangiftes in andere EU-landen.

Fouten die zzp'ers het vaakst maken

Inkomsten van vorig kwartaal vergeten omdat de factuur in januari is verstuurd voor een dienst in december. Belastingrechtelijk telt het factuurmoment, niet het werkmoment.
BTW over een aanbetaling vergeten. Krijg je vooruit betaald, dan ben je over die aanbetaling al BTW verschuldigd.
Voorbelasting van privé-aankopen opvoeren. Een laptop die je 80% zakelijk gebruikt mag je 80% aftrekken; 100% mag alleen als hij ook 100% zakelijk is.
ICP-opgaaf vergeten na een EU-dienst verkocht te hebben.
De KOR in- of uitstappen zonder overgang te plannen. BTW die je vóór de ingangsdatum in rekening hebt gebracht, moet je nog steeds afdragen.

Sneller met Stipto

Wat hierboven staat is wat de Belastingdienst van je verwacht. Wat Stipto voor je doet is dat exact omgekeerd: je voert je facturen en kosten in, en de aangifte rolt automatisch uit per kwartaal — inclusief de juiste rubrieken, ICP-opgaaf-voorbereiding en een check op de fouten hierboven. Je copy-paste de bedragen naar Mijn Belastingdienst en je bent klaar.

Start gratis met Stipto →

Dit artikel beschrijft de algemene werking van de BTW-aangifte voor zzp'ers in Nederland in 2026. Specifieke regels kunnen wijzigen en jouw situatie kan afwijken (KOR, branche-uitzonderingen, internationale diensten). Dit is geen fiscaal advies — raadpleeg bij twijfel een belastingadviseur of de Belastingdienst zelf.